FEKO Dış Ticaret A.Ş.

Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Politikası

1.Giriş

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Bundan sonra “KVKK” veya “Kanun” olarak anılacaktır) 24 Mart 2016 tarihinde kabul edilmiş, 7 Nisan 2016 tarihli 29677 sayılı Resmi Gazete’de yayınlanmıştır. KVKK’nun bir kısmı yayın tarihinde, bir kısmı ise 7 Ekim 2016’da yürürlüğe girmiştir. Bu bağlamda, kişisel verilerin korunması Feko Dış Tic. AŞ için büyük önem arz etmekte olup, bu hususta yürürlükteki mevzuata uygun hareket etmek yegane amacıdır. İşbu Kişisel Verilerin Korunması Ve İşlenmesi Politikası(Kısaca Politika) içeriğinde Şirketimiz tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyetlerinin  amaç ve kapsamı, benimsenen prensipler ile Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanun uyarınca, kişisel veri sahiplerinin bilgilendirilmesi amaçlanmaktadır.

 

2.Politikanın Amac ve Kapsamı

 

Bu politikanın amacı, Feko Dış Tic. AŞ olarak 6698 sayılı KVKK uyarınca ve Veri Sorumlusu sıfatıyla, Şirketimiz çalışanları haricindeki kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Bu kapsamda kişisel verileriniz işbu politikada açıklandığı çerçevede; kaydedilecek, saklanacak, güncellenecek, mevzuatın izin verdiği durumlarda 3. kişilere açıklanabilecek / devredilebilecek, sınıflandırılabilecek ve KVKK’da sayılan şekillerde işlenebilecektir.

 

3.Kişisel Verileri Koruma Kanunu Uyarınca Prensiplerimiz

Bu Politika’da kişisel verilerin işlenmesi süreçleri için Şirketimizin benimsediği prensipler şu şekildedir;

•           Kişisel verilerin rıza kapsamında işlenmesi,

•           Kişisel verilerin hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işlenmesi,

•           Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma,

•           Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme,

•           Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme,

•           Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme,

•           Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme,

•           Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli altyapıyı oluşturma,

•           Kişisel verilerin korunması için gerekli tedbirleri alma,

•           Kişisel verilerin işleme amaçlarının tespit ve uygulamasında, üçüncü kişilere aktarılmasında, ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma,

•           Özel nitelikli kişisel verilerin işleme ve koruma hususlarının özel olarak düzenlenmesi.

4.Kişisel Verilerinizin İşlenme Şekli

 

6698 sayılı KVKK uyarınca, Firmamız ile paylaştığınız kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen, otomatik olarak, veyahut herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilerek, kaydedilerek, depolanarak, değiştirilerek, yeniden düzenlenerek, kısacası veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme konu olarak tarafımızdan işlenebilecektir.

 

KVKK kapsamında veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem “kişisel verilerin işlenmesi” olarak kabul edilmektedir.

 

5.Kişisel Verilerinizin İşlenme Amacı

 

Kişisel Verileri İşleme Amaçları

Açıklamalar

Şirketin İnsan Kaynakları Politikalı ve Süreçlerinin Planlaması ve İcra Edilmesi

Personel Temin Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Talep ve Şikayet Yönetimi, Şirketin ücret yönetimine ilişkin analiz ve iyileştirme faaliyetlerinin planlanması Şirket Çalışanlarına yan hak ve menfaat sağlanması süreçlerinin planlanması ve destek olunması, Şirket çalışanlarının ücret yönetiminin planlanması faaliyetlerine destek olunması, Şirket çalışanlarının eğitim ve kariyer gelişimlerine ilişkin süreçlerin planlanması ve destek verilmesi, Şirket çalışanlarının memnuniyet ve bağlılığının artırılmasına yönelik süreçlerin planlanması ve yönetilmesi, Stajyer ve/veya Öğrenci Temin, Yerleştirilmesi ve Operasyon Süreçlerinin Planlanması ve/veya İcrası, Şirket çalışanlarının performans değerlendirilmelerine ilişkin süreçlerin yönetilmesi

Şirket Tarafından Yürütülen Ticari Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi İçin İlgili İş Birimlerimiz Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve Buna Bağlı İş Süreçlerinin Yürütülmesi

Etkinlik Yönetimi, Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Planlanması, Denetimi ve İcrası Bilgi Teknolojileri Alt Yapısının Oluşturulması ve Yönetilmesi Finans ve/veya Muhasebe İşlerinin Takibi, Kurumsal Sürdürülebilirlik Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası, İş Faaliyetlerinin Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası, Kurumsal Yönetim Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası

Şirket'in Ticari ve/veya İş Stratejilerinin Planlanması ve İcrası

İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi, Stratejik Planlama Faaliyetlerinin İcrası

Feko Dış Ticaret Anonim Şirketinin İtibarının Ticari Yaşam ve Tüketiciler Üzerinde Uyandırdığı Güvenin Korunması

Şirket Değerlerinin ve  İtibarının Korunmasına Yönelik Çalışmaların Gerçekleştirilmesi, Şirket Müşterisi Talep ve/veya Şikayetlerinin Takibi Kurumsal Sosyal Sorumluluk ve/veya Sivil Toplum Kuruluşları Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası Şirket Çalışanları Bağlılık ve Memnuniyetine Yönelik Süreçlerin Planlanması ve İcrası

Şirketin Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

Şirketleri suistimal ihbar ve inceleme süreçlerine destek olunması, Şirketin Faaliyetlerinin Prosedürleri ve İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Denetim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası

Şirket'in ve Şirket'le iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin

Hukuk İşlerinin Takibi, Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi, Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası, Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini, Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi, Şirket Hukuku İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi ve Destek Olunması, Verilerin Doğru ve Güncel Olmasının Sağlanması Şirket Yerleşkesinin Güvenliğinin Temini

 

 

6.Kişisel Verilerin İşlendiği Özel Durumlar

 

Bina, Tesis Girişleri ile Bina Tesis İçerisinde Yapılan Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri İle İnternet Sitesi Ziyaretçileri Feko Dış Tic. AŞ tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Şirket binalarında ve çevresinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunulmaktadır.

 

Feko Dış Tic. AŞ Bina ve Tesis Girişlerinde ve İçerisinde Yürütülen Kamera ile İzleme Faaliyetleri, Şirketimiz tarafından bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak kamera ile izleme faaliyeti yürütülmektedir.

 

Feko Dış Tic. AŞ, bina ve tesislerinde güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır. Feko Dış Tic. AŞ tarafından Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır.

 

Ayrıca, Feko Dış Tic. AŞ, Kanun’un 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir. Feko Dış Tic. AŞ tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç işbu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda (örneğin, tuvaletler, dinlenme alanları) izlemeye tabi tutulmamaktadır. Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda Feko Dış Tic. AŞ çalışanının erişimi bulunmaktadır.

 

Misafir olarak Feko Dış Tic. AŞ binalarına gelen kişilerin isim ve soyadları elde edilirken ya da Feko Dış Tic. AŞ nezdinde asılan ya da diğer şekillerde misafirlerin erişimine sunulan metinler aracılığıyla söz konusu kişisel veri sahipleri bu kapsamda aydınlatılmaktadırlar. Misafir giriş-çıkış takibi yapılması amacıyla elde edilen veriler yalnızca bu amaçla işlenmekte ve ilgili kişisel veriler fiziki ortamda veri kayıt sistemine kaydedilmektedir.

 

7.Kişisel Veri Sahipleri

 

Kişisel Veri Sahibi Kategorisi

Açıklaması

Müşteri

Feko Dış Tic. AŞ ile herhangi bir sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın, Şirketimizin iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında Şirketimizin iş ilişkileri üzerinden kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler

Ziyaretçi

Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere çeşitli amaçlarla girmiş olan veya internet sitelerimizi ziyaret eden gerçek kişiler

Çalışan Adayı

Feko Dış Tic. AŞ’ne herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirketimizin incelemesine açmış olan gerçek kişiler

Şirket Çalışanı

Şirketimiz tarafından yürütülen etkinlik, çalışan memnuniyeti, insan kaynakları, denetim, bilgi teknolojileri güvenliği ve altyapısının sağlanması, hukuki uyum vb faaliyetler çerçevesinde kişisel verileri işlenen çalışanlar

Aile Bireyleri ve Yakınları

Şirket tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde bu Politika kapsamında kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin eş, çocuk ve yakınları

Üçüncü Kişi

Bu Politika ve Şirketimiz Çalışanları Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası kapsamına girmeyen diğer gerçek kişiler (Örn. kefil, refakatçi, eski çalışanlar)

Şirket Tedarikçisi

Feko Dış Tic. AŞ ticari faaliyetlerini yürütürken Şirketimizin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Şirketimize hizmet sunan taraf çalışanı yetkilisi veya hissedarı olan gerçek kişiler .

Şirket Hissedarı

Feko Dış Tic. AŞ hissedarı gerçek kişiler

Şirket Yetkilisi

Feko Dış Tic. AŞ yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkisi gerçek kişiler

İşbirliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları ve Yetkilileri

Feko Dış Tic. AŞ her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler

 

 

8.Kişisel verilerinizin aktarılabileceği üçüncü kişi veya kuruluşlar hakkında bilgilendirme

 

Yukarıda belirtilen amaçlarla, Firmamız ile paylaştığınız kişisel verilerinizin aktarılabileceği kişi / kuruluşlar; tedarikçiler, kargo şirketleri gibi sunulan hizmetler ile ilgili kişi ve kuruluşlar, faaliyetlerimizi yürütmek üzere ve/veya Veri İşleyen sıfatı ile hizmet alınan, iş birliği yaptığımız program ortağı kuruluşları, yurtiçi / yurtdışı kuruluşlar ve diğer 3. kişilerdir.

 

9.Kişisel Verilerinizin Toplanma Şekli

 

Kişisel verileriniz,

•    Firmamız internet sitesindeki formlar aracılığıyla ad, soyad, TC kimlik numarası, adres, telefon, iş veya özel e-posta adresi gibi bilgiler ile; gerçekleştirilen işlemlerin IP kayıtları, tarayıcı tarafından toplanan çerez verileri ile gezinme süre ve detaylarını içeren veriler, konum verileri şeklinde;

•    Satış ve pazarlama departmanı çalışanlarımız, şubelerimiz, tedarikçilerimiz, diğer satış kanalları, kağıt üzerindeki formlar, kartvizitler, dijital pazarlama ve çağrı merkezi gibi kanallarımız aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamdan;

•    Firmamız ile ticari ilişki kurmak, iş başvurusu yapmak, teklif vermek gibi amaçlarla, kartvizit, özgeçmiş (cv), teklif vermek ve sair yollarla kişisel verilerini paylaşan kişilerden alınan, fiziki veya sanal bir ortamda, yüz yüze ya da mesafeli, sözlü veya yazılı ya da elektronik ortamdan;

•    Ayrıca farklı kanallardan dolaylı yoldan elde edilen, web sitesi, kampanya ve benzeri amaçlı kullanılan (mikro) web sitelerinden elde edilen veriler, kamuya açık veri tabanlarının sunduğu veriler,

işlenebilmekte ve toplanabilmektedir.

 

KVKK yürürlüğe girmeden önce elde edilen kişisel verileriniz KVKK’nun yürürlük tarihi olan 7 Nisan 2016 tarihinden önce, üyelik, elektronik ileti izni, ürün / hizmet satın alma ve diğer şekillerde hukuka uygun olarak elde edilmiş olan kişisel verileriniz de bu belgede düzenlenen şart ve koşullara uygun olarak işlenmekte ve muhafaza edilmektedir.

 

10.Kişisel Verilerinizin Yurtdışına Aktarılması

 

Türkiye’de işlenerek veya Türkiye dışında işlenip muhafaza edilmek üzere, yukarıda sayılan yöntemlerden herhangi birisi ile toplanmış kişisel verileriniz KVKK kapsamında kalmak kaydıyla ve sözleşme amaçlarına uygun olarak yurtdışında bulunan (Kişisel Veriler Kurulu tarafından akredite edilen ve kişisel verilerin korunması hususunda yeterli korumanın bulunduğu ülkelere) hizmet aracılarına da aktarılabilecektir.

 

11.Kişisel Verilerin Saklanması ve Korunması

 

Kişisel verileriniz, Firmamız nezdinde yer alan veri tabanında ve sistemlerde KVKK’nun 12. maddesi gereğince gizli olarak saklanacak; yasal zorunluluklar ve bu belgede belirtilen düzenlemeler haricinde hiçbir şekilde üçüncü kişilerle paylaşılmayacaktır. Firmamız, kişisel verilerinizin barındığı sistemleri ve veri tabanlarını, KVKK’nun 12. Maddesi gereği kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemekle, yetkisiz kişilerin erişimlerini engellemekle, erişim yönetimi gibi yazılımsal tedbirleri ve fiziksel güvenlik önlemleri almakla mükelleftir. Kişisel verilerin yasal olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesinin öğrenilmesi halinde durum derhal, yasal düzenlemeye uygun ve yazılı olarak Kişisel Verileri Koruma Kurulu’na bildirilecektir.

 

12.Kişisel Verilerin Güncel ve Doğru Tutulması

 

KVKK’nun 4. maddesi uyarınca Firmamızın kişisel verilerinizi doğru ve güncel olarak tutma yükümlülüğü bulunmaktadır. Bu kapsamda Firmamızın yürürlükteki mevzuattan doğan yükümlülüklerini yerine getirebilmesi için Müşterilerimizin doğru ve güncel verilerini paylaşması veya web sitesi üzerinden güncellemesi gerekmektedir.

 

13.6698 sayılı KVKK Uyarınca Kişisel Veri Sahibinin Hakları

 

6698 sayılı KVKK 11.maddesi 07 Ekim 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup ilgili madde gereğince, Kişisel Veri Sahibi’nin bu tarihten sonraki hakları aşağıdaki gibidir:

 

Kişisel Veri Sahibi, Firmamıza (veri sorumlusu) başvurarak kendisiyle ilgili;

1.      Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

2.      Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

3.      Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

4.      Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

5.      Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

6.      KVKK’nun 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

7.      Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi, yok edilmesi halinde bu işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

8.      İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

9.      Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

 

14.Politikanın Yürürlük Tarihi

 

Politika’nın Yürürlüğü İşbu Politika’nın yürürlük tarihi 25/06/2020 ’dir. İşbu Politika, Feko Dış Tic. AŞ’nin internet sitesinde [https://www.fekodistic.com] yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

 

İstanbul Ticaret Odası’nın [228577] sicil sayısında kayıtlı, [0739004454100018] MERSİS numarasına sahip, [Yenibosna Merkez Mah.Çınar Cad.No:12 Bahçelievler/İstanbul] adresinde bulunan FEKO DIŞ TİCARET A.Ş., KVKK kapsamında Veri Sorumlusu’dur. Firmamız tarafından atanacak Veri Sorumlusu Temsilcisi, yasal altyapı sağlandığında Veri Sorumluları Sicilinde ve bu belgenin bulunduğu internet adresinde ilan edilecektir.

 

Kişisel Veri Sahipleri, sorularını, görüşlerini veya taleplerini aşağıdaki iletişim kanallarından herhangi birisine yöneltebilir:

 

E.posta : [info@fekodistic.com]

Telefon            : [02126544949]

Faks     : [02126544969]